En esta política explicamos cómo Ferruz Chile Servicios Integrales SpA («Embudia», «nosotros»), RUT 77.105.683-0, trata datos personales en embudia.app y en Embudia CRM. Para consultas o solicitudes sobre tus datos, escríbenos a info@embudia.app.
1. A quién se aplica
Esta política se aplica a quienes visitan el sitio, solicitan una demostración o se comunican con ventas o soporte, y a los usuarios de Embudia CRM. Cuando una organización cliente carga información sobre sus propios contactos, clientes o prospectos en el CRM, esa organización decide cómo usarla y actúa como responsable; Embudia la trata para prestar el servicio y según las instrucciones de la organización.
2. Datos que podemos tratar
- Solicitud de demostración: nombre, empresa, correo, teléfono y, si lo indicas, tamaño del equipo de ventas.
- Datos asociados al envío: información incluida en el formulario, como los parámetros de origen de la campaña presentes en la dirección visitada (por ejemplo, UTM, GCLID o FBCLID), además de la dirección IP y el agente de usuario registrados para prevenir abusos y dar seguimiento a la solicitud.
- Cuenta y uso del CRM: datos de identificación y contacto de los usuarios, organización, permisos, actividad necesaria para operar la cuenta y los datos que la organización y sus usuarios ingresan en la plataforma.
- Gmail conectado voluntariamente: dirección de la cuenta autorizada, credenciales de autorización y datos de los correos vinculados a fichas del CRM, según el alcance y las condiciones de la sección 7.
- Outlook conectado voluntariamente: identidad de la cuenta Microsoft, credenciales de autorización y datos de las conversaciones vinculadas al CRM, según la sección 8.
- Datos técnicos: información básica del navegador y de la conexión necesaria para entregar, proteger y mantener el sitio y el servicio. Si la configuración activa un CAPTCHA o medición de conversiones, el proveedor correspondiente puede tratar identificadores técnicos conforme a sus propias condiciones.
3. Para qué usamos los datos
- Responder solicitudes de demostración y consultas comerciales iniciadas por la persona.
- Crear y administrar las cuentas, prestar Embudia CRM, brindar soporte y enviar comunicaciones operativas del servicio.
- Proteger el sitio y las cuentas, prevenir spam, investigar incidentes y mantener registros técnicos.
- Medir el resultado de campañas cuando esa función esté habilitada y se haya realizado una solicitud.
- Cumplir obligaciones legales y atender solicitudes de las personas.
No vendemos datos personales ni usamos los datos de los contactos que una organización ingresa en su CRM para hacerles marketing propio.
Los datos obtenidos de Gmail y Outlook no se utilizan para medir campañas, crear audiencias publicitarias ni personalizar anuncios.
4. Cuándo compartimos información
El acceso se limita al personal autorizado y a los proveedores que necesitan procesar información para alojar y mantener la plataforma, entregar correos, proteger formularios contra automatizaciones abusivas o medir conversiones cuando esas funciones se encuentren activas. Les exigimos resguardar la información y usarla solo para el servicio contratado. Algunos proveedores pueden operar fuera de Chile.
Dentro de una cuenta CRM, los usuarios autorizados de la organización pueden acceder a los datos que corresponden a sus permisos. No compartimos los datos de una organización con otras organizaciones clientes. También podremos comunicar datos cuando una obligación legal o una autoridad competente lo requiera.
El historial personal de Gmail y Outlook tiene restricciones adicionales: los permisos administrativos de una organización no permiten consultar las conversaciones privadas ni utilizar la cuenta conectada de otro usuario. Las secciones 7 y 8 detallan estas restricciones.
5. Conservación y seguridad
Conservamos las solicitudes comerciales mientras sean necesarias para responderlas y dar seguimiento a la relación. Los datos ingresados en CRM se conservan mientras la organización use la cuenta o hasta que sus usuarios los eliminen, sujeto a obligaciones legales y respaldos técnicos razonables. Aplicamos controles de acceso, separación de información por organización, cifrado de las conexiones HTTPS y medidas de seguridad acordes con el servicio. Ninguna transmisión o almacenamiento en Internet puede garantizar riesgo cero.
6. Tus derechos y solicitudes
Puedes solicitar información sobre tus datos, pedir su corrección o eliminación cuando corresponda, o retirar una autorización cuando el tratamiento se base en ella. Escríbenos a info@embudia.app, indicando cómo podemos identificar tu solicitud y qué necesitas. Si los datos forman parte de la cuenta CRM de una organización cliente, también puedes dirigir la solicitud a esa organización, que es quien determina su tratamiento.
Atenderemos las solicitudes conforme a la normativa chilena aplicable. La Ley 21.719, que actualiza el régimen de protección de datos personales, entra en vigor el 1 de diciembre de 2026.
7. Conexión opcional con Google y Gmail
Cuando la función de correo está disponible en tu cuenta, puedes conectar voluntariamente tu Gmail personal o de Google Workspace desde Mi correo. Esta conexión permite enviar correos desde las fichas de contactos, empresas y negocios, y consultar las respuestas de esas conversaciones en Embudia CRM. Puedes usar las demás funciones del CRM sin conectar Gmail.
7.1. Autorización y permisos
La autorización se realiza en las páginas de Google mediante OAuth. Embudia no solicita ni recibe tu contraseña de Google. Antes de conectar la cuenta, Google te muestra los permisos que debes autorizar:
- Identificar la cuenta (userinfo.email): conocer la dirección de correo de la cuenta que conectas y asociarla a tu usuario y organización.
- Enviar correos (gmail.send): enviar los mensajes que decides redactar y enviar desde Embudia, incluidas respuestas, destinatarios en copia y archivos que adjuntas.
- Consultar correos (gmail.readonly): recuperar los mensajes de las conversaciones iniciadas desde Embudia, mostrar respuestas y adjuntos, y comprobar el resultado de un envío cuando no haya podido confirmarse.
El permiso de lectura que ofrece Google permite técnicamente consultar el correo de la cuenta. Embudia limita su uso a los hilos iniciados desde el CRM y a la comprobación de sus envíos: no importa toda tu bandeja, no incorpora conversaciones ajenas por coincidencia de asunto o dirección y no solicita permisos para borrar o modificar los mensajes de Gmail.
7.2. Datos consultados y almacenados
Tratamos la dirección de la cuenta conectada y los permisos concedidos; las credenciales de acceso y renovación emitidas por Google; y, para las conversaciones vinculadas al CRM, remitentes, destinatarios y copias, asuntos, fechas, identificadores del mensaje y del hilo, referencias de respuesta, texto de los mensajes y datos de sus adjuntos, como nombre, tipo, tamaño e identificador.
El historial de mensajes se conserva en la base de datos de Embudia. Para poder comprobar envíos y evitar duplicados, también conservamos una copia cifrada del mensaje preparado para enviar, incluidos sus adjuntos. En los mensajes recibidos guardamos la información de los adjuntos y, si Google entrega su contenido dentro del mensaje, ese contenido; los demás archivos se recuperan desde Gmail cuando solicitas descargarlos. Los archivos que seleccionas para enviar también se procesan en el almacenamiento de carga de la plataforma.
7.3. Finalidad y privacidad de las conversaciones
Estos datos se utilizan para enviar los mensajes que solicitas, mantener el historial de la ficha correspondiente, sincronizar las respuestas de sus participantes, permitirte consultar o descargar adjuntos y resolver el estado de los envíos sin repetirlos automáticamente. La sincronización puede ejecutarse en segundo plano mientras la conexión permanezca activa.
Solo el usuario que conectó la cuenta puede usarla y consultar su historial privado dentro de Embudia, siempre que conserve acceso a la organización y a la ficha. Otros usuarios, incluidos los administradores del CRM, no pueden utilizarla ni consultar esas conversaciones desde la aplicación. El timeline de una ficha puede mostrar a los usuarios autorizados un registro de la actividad de envío y su autor; el cuerpo del correo y sus adjuntos no se copian a ese registro compartido.
No vendemos los datos de Google ni los utilizamos para publicidad, perfiles comerciales, evaluación crediticia o entrenamiento, desarrollo o mejora de modelos de inteligencia artificial o aprendizaje automático de uso general.
7.4. Comunicación de datos y acceso humano
Los mensajes y adjuntos que envías se comunican a Google para realizar el envío y a los destinatarios que seleccionas, incluidos los destinatarios en copia. Google trata la información conforme a sus propias políticas. Los proveedores de alojamiento, base de datos y almacenamiento de Embudia procesan los datos necesarios para prestar y proteger la función de correo, bajo las restricciones de la sección 4; no se les permite utilizarlos para fines publicitarios o propios.
El personal de Embudia no lee tus correos como parte de la operación ordinaria. Cualquier acceso humano excepcional a datos de Google se limita a los supuestos permitidos por su política de Uso Limitado: con tu consentimiento expreso para mensajes específicos, cuando sea necesario por motivos de seguridad o para cumplir una obligación legal. El rol de administrador de una organización no concede ese acceso.
El uso y la transferencia por parte de Embudia de información recibida de las API de Google cumplen la Política de Datos del Usuario de los Servicios de las API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado (Limited Use).
7.5. Protección de la información
Las comunicaciones con Google y con Embudia se realizan mediante HTTPS. La dirección de la cuenta conectada, las credenciales OAuth y las copias de los mensajes preparados para envío se guardan cifradas por la aplicación. El acceso al historial y a las descargas se valida en el servidor por usuario, organización y permisos de la ficha. El texto de los correos se presenta sin ejecutar contenido HTML ni cargar imágenes remotas del mensaje.
7.6. Desconexión, conservación y eliminación
Puedes detener el uso de la cuenta desde Mi correo → Desconectar. Esto elimina de Embudia las credenciales de acceso y renovación de esa conexión y detiene nuevos envíos y sincronizaciones. Desconectar no revoca por sí solo la autorización concedida en Google; también puedes retirarla en las conexiones de tu Cuenta de Google.
Desconectar o revocar el acceso no elimina automáticamente las conversaciones ya guardadas en Embudia ni los correos de tu cuenta Gmail. El historial, los datos de adjuntos y las copias de envío se conservan para que puedas consultar la relación comercial mientras se mantenga la cuenta CRM, salvo que solicites su eliminación o deje de ser necesario conservarlos para esa finalidad. No se establece un borrado automático del historial al desconectar.
Para solicitar la eliminación de los datos de tu conexión Gmail y del historial almacenado en Embudia, escribe a info@embudia.app indicando tu usuario, organización y cuenta conectada, sin enviar contraseñas ni credenciales. Verificaremos tu identidad y el alcance de la solicitud antes de eliminar los registros y copias de envío correspondientes, excepto lo que deba conservarse por una obligación legal. Las copias residuales en respaldos quedan sujetas al ciclo de conservación de esos respaldos y no se utilizan para la operación ordinaria. La eliminación en Embudia no borra mensajes de Gmail ni copias recibidas por los destinatarios.
8. Conexión opcional con Microsoft y Outlook
Puedes conectar voluntariamente tu cuenta personal de Outlook.com, Hotmail o Live, o una cuenta de Microsoft 365 con Exchange Online, desde Mi correo. La conexión permite enviar correos desde las fichas del CRM y consultar las respuestas de esas conversaciones. Puedes utilizar las demás funciones de Embudia sin conectar Outlook. Cada usuario autoriza su propia cuenta; conectar Outlook no desconecta Gmail.
8.1. Autorización y alcance de los permisos
La autorización se realiza en Microsoft mediante OAuth. Embudia no solicita ni recibe tu contraseña de Microsoft. Solicitamos permisos delegados que se aplican a la cuenta que autorices:
- Identificación (openid, profile y User.Read): validar tu identidad y conocer el perfil básico y la dirección de la cuenta conectada.
- Mantener el acceso (offline_access): renovar el acceso para sincronizar conversaciones en segundo plano mientras mantengas activa la conexión.
- Leer y escribir correo (Mail.ReadWrite): preparar borradores, cargar los archivos que adjuntas y consultar los mensajes y respuestas de conversaciones iniciadas desde Embudia.
- Enviar correo como tú (Mail.Send): enviar los mensajes que decides redactar desde el CRM, con sus destinatarios, copias y adjuntos.
El permiso Mail.ReadWrite permite técnicamente crear, leer, actualizar y eliminar correo del buzón. Embudia lo utiliza para preparar los envíos y mantener sus conversaciones; no ofrece una función para eliminar mensajes de tu buzón, no importa toda la bandeja ni incorpora conversaciones ajenas por coincidencia de asunto. No solicitamos permisos de aplicación para acceder a buzones sin autorización del usuario ni permisos para buzones compartidos, contactos o calendarios. Las organizaciones Microsoft 365 pueden aplicar sus propias restricciones de consentimiento.
8.2. Datos tratados, finalidad y privacidad
Tratamos la identidad Microsoft y el perfil básico de la cuenta conectada, su dirección, los permisos concedidos y los tokens de acceso y renovación. Para las conversaciones vinculadas al CRM, tratamos remitentes, destinatarios y copias, asunto, fechas, identificadores de mensajes, borradores e hilos, referencias de respuesta, texto y metadatos de adjuntos, como nombre, tamaño, tipo e identificador.
Conservamos el historial en la base de datos de Embudia y una copia cifrada del mensaje preparado para envío, incluidos sus adjuntos, para completar el envío y comprobar su estado sin repetirlo automáticamente. Los archivos seleccionados se procesan también en el almacenamiento de carga de la plataforma. Los adjuntos recibidos se consultan en Microsoft Graph cuando solicitas descargarlos; su contenido se transmite para entregártelo.
Usamos estos datos exclusivamente para la conexión, el envío solicitado, el historial privado de la ficha, la sincronización de respuestas, las descargas y la seguridad y recuperación del servicio. Solo el usuario que conecta la cuenta puede utilizarla y consultar su historial desde Embudia, sujeto a su acceso a la organización y a la ficha. Otros usuarios, incluidos los administradores del CRM, no pueden utilizar esa cuenta ni consultar sus conversaciones privadas. La ficha compartida puede mostrar una actividad de envío y su autor, sin incluir el cuerpo ni los adjuntos del correo. Las respuestas se muestran en el historial privado.
No vendemos los datos de Microsoft ni los utilizamos para publicidad, perfiles comerciales, evaluación crediticia o entrenamiento, desarrollo o mejora de modelos de inteligencia artificial o aprendizaje automático de uso general.
8.3. Proveedores y protección de los datos
Los mensajes y adjuntos que envías se comunican a Microsoft para realizar el envío y a los destinatarios que seleccionas, incluidas las copias. Microsoft procesa información conforme a sus propias condiciones y a su Declaración de privacidad. Los proveedores de alojamiento, base de datos y almacenamiento de Embudia procesan la información necesaria bajo las restricciones de la sección 4 y pueden operar fuera de Chile.
Las comunicaciones utilizan HTTPS. La dirección de la cuenta, las credenciales OAuth, el estado de preparación de los borradores y las copias de los mensajes preparados para envío se guardan cifrados por la aplicación. El historial y las descargas requieren autorización del servidor por usuario, organización y ficha. No ejecutamos el HTML del correo ni cargamos imágenes remotas de los mensajes. El personal de Embudia no lee los correos como parte de la operación ordinaria; cualquier acceso excepcional se limita a tu autorización expresa para prestar soporte, la seguridad del servicio o una obligación legal.
8.4. Desconexión, revocación y eliminación
Puedes detener la conexión desde Mi correo → Desconectar. Eliminamos los tokens locales y detenemos nuevos envíos y sincronizaciones. Esto no revoca automáticamente el consentimiento en Microsoft: puedes retirarlo desde la administración de permisos de aplicaciones de tu cuenta Microsoft o, para cuentas laborales, mediante las opciones y el administrador de tu organización.
Desconectar no borra los correos de Outlook ni elimina automáticamente el historial y las copias ya guardadas en Embudia. Se conservan para consultar la relación comercial mientras se mantenga la cuenta CRM y sean necesarios para esa finalidad, salvo solicitud de eliminación u obligación legal de conservarlos. No hay un borrado automático del historial al desconectar. Para descargar adjuntos remotos puede ser necesario reconectar la misma cuenta.
Para solicitar la eliminación de los datos de tu conexión Outlook y del historial almacenado, escribe a info@embudia.app, indicando usuario, organización y cuenta conectada, sin enviar contraseñas ni tokens. Verificaremos tu identidad y el alcance de la solicitud. Las copias residuales en respaldos quedan sujetas a su ciclo de conservación y no se usan para la operación ordinaria. Eliminar datos de Embudia no borra mensajes del buzón Microsoft ni las copias de los destinatarios.
9. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política si cambian el servicio, las finalidades o las normas aplicables. Publicaremos aquí la versión vigente e indicaremos su fecha de actualización.
Si cambiamos la forma de utilizar los datos de Google o Microsoft para una finalidad o acceso no explicado aquí, informaremos a los usuarios afectados y solicitaremos su autorización antes de aplicar ese cambio.
10. Contacto
Ferruz Chile Servicios Integrales SpA · RUT 77.105.683-0
Correo: info@embudia.app · Santiago de Chile